郵送作業Web化による経費削減と効率化
社外の派遣先で働くことの多い派遣スタッフには、月次の提出書類や案内を郵送で送っています。
勤務ごとに記録する勤怠シートも同様で、給与明細の送付やその他お知らせなどを送付する封書の中に、返送用封筒を同封して、翌月に返送してもらうようにしていました。
しかし、度重なる消費税増税などもあり、徐々にこのコストも見逃せなくなってきています。
切手代だけでも年間40万円以上
消費税率が10%になり切手代も片道84円。往復で168円となりました。
200名のスタッフが勤務している事業所の場合、切手代だけでも33,600円/月（年間 約40万円の切手代）となり、さらに、紙代、トナー、封筒などの事務用品費用に加え、封入・開封など人件費も考えると結構な経費となります。
しかもそれが、毎月です。
人件費高騰、ワークライフバランスなどの推進もあり、少しでも残業や経費を削減したい流れの中、こういった毎月の経費を少しでも下げられないものだろうか。
そんな課題を解決すべく導入したCROSS STAFFでは、まさにこの課題をしっかりと解決することができました。
対応ポイントは大きく３つあります。
１．給与明細Web化
CROSS STAFFでは、給与明細のCSVデータさえあれば、簡単にマイページで閲覧できる形にすることができます。
多くの給与計算ソフトでは、計算後のデータをCSVで出力できますので、これを使用すれば簡単な操作で一括してWeb給与明細を作成することができます。
Web給与明細の作成はCSVファイルをアップロードするだけで完了します。
スタッフは、自分のマイページにログインして明細を閲覧することができますので、郵送の必要はありません。
唯一、明細更新後はその旨、お知らせする必要がありますが、これも簡単にメールやチャットメッセージでお知らせすることができてしまうので手間いらずです。
実際の作業としては、以前は、
給与明細送付作業Before
- 明細印刷
- 封入
- チェック
- 送付
と、複数人で、経費も時間もかかっていたのですが、Web給与明細導入後は
給与明細送付作業After
- 明細CSVアップロード
- 通知
と、1時間かからずの作業で、しかもたった1人で完結できるようになりました。
賛否両論のWeb給与明細化
給与明細のWeb化は賛否両論ありました。
しかし、経費削減待ったなしの状況下、アンケートをとったりしながら慎重に導入を進めましたが、実は紙の明細はそんなに必要ではなかったことも分かりました。
スタッフからはこんな声も聞こえてきました。
- 紙の明細はなんとなく捨てにくいのでなくてもよかった
- 給与はおおよそ分かっているので、金額だけ分かればよかった
- なくなってしまう紙の給与明細よりも、必要な時にマイページで確実に確認できたほうがよかった
もちろんWeb化に際して必要になる、電子交付同意書取得もCROSS STAFFは対応しています。
郵送を希望される方には、作成したデータを印刷して送付する個別対応で問題なく対応ができ、大幅な経費と人件費の削減を図ることができました。
２．資料のマイページ掲載（アプリ配信）
毎月の給与明細送付がなくなったので、同封していた各種お知らせ資料の送付もできなくなります。
しかし、CROSSS STAFFではマイページにお知らせを掲載し、通知をすることでお知らせの周知を図ることができるのでこちらの機能を利用しています。
マイページ自体は多くのサービスでごく普通に利用されているので抵抗感は少ないと思います。
また、紙の資料はなくなったりしますが、マイページであれば紛失することもなく、必要なタイミングでスマホがあればいつでも見ることができるので、実は結構便利なのです。
アプリ導入ならプッシュ通知が便利
さらに、アプリではプッシュ通知を使用して確実にお知らせすることができ、その既読/未読状況の確認も一目で可能になりました。
メールの開封率は3割程度ともいわれますが、プッシュ通知は90%以上の開封率を誇ると言われます。
確実に手元に届いていた郵送も、読んでいるかどうかまでは分かりません。
CROSS STAFFとアプリを利用することで今まで以上に確実に情報を届けられる体制が整いました。
３．勤怠シートのアプリ添付送付
従来、返信封筒で対応していた勤怠シートの返送は、アプリから勤怠シートの写真を撮って添付送信してもらう形にしました。
以前は、勤務先のFAXを借りたりしていましたが、勤務先の機器をお借りするのも気が引けます。
スマートフォンでしたら、ほとんどの方が持っているので、容易に送信が可能になりました。
また、最近のスマートフォンはカメラも高画質になり、FAX返送などとは比べ物にならないくらい文字も読みやすくなっています。
ミスが許されない繊細な勤怠情報入力の助けになります。
操作もSNSで使い慣れた直感的な操作で写真添付が可能ですので、不慣れな方でも比較的使いやすいというのも良い点です。
CROSSSTAFFとアプリを活用することにより、経費削減、人件費削減、残業削減、業務負担の軽減などを行うことができました。
最後に
郵送からWebに切り替えるのには当然ながらパワーがかかります。
しかし、経費削減、人件費削減、業務効率化、働き方改革の流れはもはや待ったなしの状況です。
多くの企業様がWebサービスを導入し、既に一般的なものとなってきた今、Web化への一歩を踏み出すにはよいタイミングであるかと思います。
数々の導入実績を誇るCROSS STAFFに安心してお任せいただければ幸いです。
