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外出先から就業条件明示書を作成し効率的な分業体制へ

外出先から就業条件明示書を作成し効率的な分業体制へ

外出先から就業条件明示書を作成し効率的な分業体制へ

背景

営業、コーディネーター、業務と一人何役もこなされている営業担当Aさん。 営業・フォローが終わってから、事務所に帰ってそこから事務作業が始まります。 当然のように残業時間も多くなり、終電帰宅もざらにある状況でした。 集中力が切れるとどうしてもミスも多くなりがち。 スタッフやお客様に迷惑をかけるわけにもいかないので、伸ばしに伸ばしてきたシステム導入も本腰を入れての検討・導入でした。

課題

少ない人数でどうやって運用を効率化していくか。

課題解決の大きなポイント

社外からも入力可能・スマートフォン対応

外出が多い営業兼任のAさんにとっては外出先からでも利用できるシステムであることが大きなポイントです。
登録会や出張登録などもあるため、登録情報や契約情報、対応履歴など、得た情報をそのままシステムに入力できることは大きな省力化になります。

もちろん2度手間を省くだけでなく、入力するスピードや質も大きく異なります。
思い出しながら情報を入力する時間と、得た情報をすぐに入力する時間を比べると、圧倒的にすぐに入力したほうが時間効率がいいし抜けも少ないことは明白です。

また、CROSS STAFFは管理画面の主要機能はスマートフォン対応されているので、パソコンを出す時間が惜しい場合は、スマートフォンで記載できるのも便利な点でした。

外出先から就業条件明示書まで作成できる

従来、帰社してから作成していた就業条件明示書は、就業条件が決まれば、そのままパソコンで入力し、その後の印刷や郵送は事務スタッフに分業するという取り組みも始めました。
分業することでチェック機能も働き、ミスの削減を行うことができます。

アプリを使用すれば、管理画面からワンクリックで就業条件明示書をファイルで送信&プッシュ通知することもできます。
次のステップではアプリを活用した業務効率化を図っていきたいと思います。

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